I. 공문의 종류
- 기안공문 : 한 부서에서 다른 부서나 기관에 보내기 위하여 내부 결재를 받는 공문
- 시행공문 : 다른 부서나 기관에 보내는 공문
II. 공문의 구성
1) 두문 : 문서의 위쪽 부분
발신기관명, 우편번호, 주소, 전화번호, 전송번호, 문서번호, 시행일자, 수신처, 보존기관, 수신기관 (경유, 수신, 참조)
등으로 구성
☞ 경유 : 수신기관보다는 낮고 발신기관보다는 높은 기관이 있을 때만 사용
2) 본문 : 제목과 내용, 첨부와 끝 표시
3) 결문 : 발신명의, 수신처 등 문서의 아래쪽 부분
III. 기안공문의 작성
1) 관인 생략 등 표시 : 관인 생략 또는 서명 생략을 기재
2) 기관명
문서를 작성하는 기관의 이름을 용지 가로폭의 1/3 크기로 중앙에 글자 간격을 똑같이 띄어 배치하되 위의 여백은 3, 4 cm 정도 둠
3) 취급 : 지급, 기관장 보고 후 처리, 전신, 정보통신망, 팩스전송 등의 표시
4) 보고 등 표시 : 보고 심사, 협조 심사 등의 표시
5) 우편번호 및 주소
- (우) 자를 기입하고 1타를 띄운 다음 우편번호를 입력
- 주소는 간략하게 낱말 사이를 1타 띄우며 작성
6) 전화번호
- 용지 가로의 중간 지점에 빗금 (/) 을 친 다음, 낱말을 입력하고 1타를 띄우고 국번과 번호를 입력
- 지역 번호가 필요한 경우 ( ) 안에 넣어서 전화번호 앞에 표기
- 당해 기관 내부 문서의 경우에는 구내 전화번호를 기재
7) 전송번호 : 팩스번호를 기재하되 없으면 생략
8) 처리과 : 해당 문서를 처리한 부서의 명칭을 기재
9) 관계자 및 담당자
문서의 처리 및 문의에 응할 사람을 기재하되 과장 이하 직원의 직위 또는 직급 및 성명을 기재하며 담당자는 성명만 기재
10) 문서번호
- 기관번호 : 기관의 과 또는 담당관의 약칭으로 주로 두 글자로 나타내고 때로는 세 글자로 표기하는 경우도 있음
- 분류번호 : 매년 1월 1일을 기준으로 발송되는 순서로 연도별 일련번호를 나타냄
- 문서등록번호 : 분류번호와 문서등록번호 사이에는 붙임표 (-) 를 표기하고 붙임표의 좌우는 띄우지 않음
11) 시행일자
문서를 시행한 날짜를 기재하되 년,월,일의 글자는 생략하고 온점 (.) 으로 표기하고 온점 다음에는 한 칸을 띄움 : 2004. 5. 1.
12) 경유 : 실제로 문서가 보내져야 할 기관이 아닌 중간 기관을 거쳐 협조를 얻을 필요가 있을 경우 발송
13) 수신 : 공문을 받을 대표자를 기재
14) 참조
- 공무를 받아 처리할 주무 담당을 말하며 수신의 다음 줄에 넣음
- 소규모 기관일 때는 참조를 넣지 않을 수도 있음
15) 제목 : 내용을 간결하게 표현한 글
16) 보존기관 : 기안 문서의 보존 기간 (영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등)
17) 기관장 : 당해 기관장의 직위를 간략하게 기재하고 아래에 서명한 후 결재한 일자를 기재
18) 공개여부 : 공개, 부분공개, 비공개 등으로 표시
19) 보조기관 : 보조기관의 직위를 간략하게 기재하고 오른쪽에 서명
20) 기안자 : 기안자가 서명
21) 심사자 : 처리과의 문서 심사자가 서명
22) 내용 : 제목을 구체적으로 풀이하여 서술한 부분으로 항목을 구분하여 기재
23) 발신명의
- 발신기관의 대표자 직위를 기재
- 기관의 공신력을 높이기 위하여 기관장의 서명까지 기입하는 경우도 있음
24) 수신처
수신 기관이 두 곳 이상일 때만 설치
* 참고문헌 : 배원병 외, < 이공계가 한다 ! 글쓰기와 발표하기 >, 북스힐, 2003, pp. 105-110.
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